Comment se passe le déménagement d’une entreprise  ?

Comment se passe le déménagement d’une entreprise  ?

Avec la digitalisation des processus, le déménagement d’une entreprise n’est plus un passage obligé. Pour autant, que faut-il prendre en compte pour organiser efficacement un déménager et de manière optimisée ? Dans cet article, nous passerons en revu les étapes, les documents et les formalités à suivre pour préparer au mieux votre prochain déménagement d’entreprise.

Qu’est-ce qu’un déménagement d’entreprise ?

Un déménagement entreprise, c’est le transfert des bureaux ou du siège social d’une entreprise. Il peut prendre plusieurs formes, et concerne autant les grandes entreprises qu’une petite société. Le déménagement implique le transfert des meubles, des fournitures et parfois même du personnel d’une adresse à une autre.

Comment se préparer et planifier un déménagement ?

Le déménagement d’une entreprise est une opération qui requiert de la préparation et de la planification. Elle nécessite l’apport d’une société spécialisée en déménagement, ainsi que l’accomplissement de nombreuses étapes:

• La prise de connaissance: Prendre connaissance des bureaux, du mobilier de bureau, du matériel et des documents afin de les constituer en inventaire et estimer la charge à transporter.

• Le choix du déménageur: Se renseigner auprès de différentes sociétés spécialisées afin de choisir la plus adéquate à vos besoins.

• Les coûts liés au transport: Les déménageurs ne sont pas tous égaux. Des critères comme la taille, le poids ou la distance peuvent influencer le prix total.

Documents nécessaires pour le déménagement : quels sont-ils ?

Les documents liés à un déménagement d’entreprise sont nombreux. Ils nécessitent une étude au préalable et sont particulièrement importants pour réussir son déménagement. On peut citer les suivants :

• Le bail commercial: Avant de quitter les lieux, le bailleur doit être informé de la fin de l’occupation des locaux et du transfert à une nouvelle adresse.
• Le contrat social: Il sert à définir la structure et le fonctionnement de l’entreprise. Il peut être modifié en cas de déménagement.
• Les pièces administratives: Elles renseignent entre autres sur les salariés, la composition des organes sociaux, les statuts, etc. Une attestation sociale est également nécessaire.

Quels sont les coûts et charges liés au déménagement ?

Un déménagement, quelle que soit la taille de l’entreprise, implique des charges et des coûts. Le calcul des coûts est important car il permettra d’estimer un budget total pour votre projet et évitera les mauvaises surprises. Les principales charges à prendre en compte sont les suivantes :

• Les frais de location: Les frais de location du bureau actuel, pour respecter le préavis et terminer le contrat de location, ainsi que les frais du bureau/salle destinée à accueillir la société.

• Les frais des transports

: Les charges engendrées par le transport des différents meubles ou fournitures (camionnettes, remorques, etc..).

• Les frais d’assurance: Une assurance en cas de dommages ou perte du matériel durant le déménagement.

Quelles formalités doit-on accomplir avant le jour J ?

Avant le transfert des locaux, les salariés de l’entreprise et leurs collaborateurs doivent effectuer certaines formalités administratives ainsi que la préparation des nouveaux bureaux. Cela s’applique tout autant aux petites entreprises qu’aux grandes sociétés. Le calendrier à respecter est le suivant :

• 2 à 3 mois avant: Établir un devis, contacter différents déménageurs pour obtenir un devis et choisir celui qui offre le meilleur rapport qualité/prix.

• 1 mois avant: Prévenir les fournisseurs et les clients du changement d’adresse et organiser le transfert des documents.

• 1 à 2 semaines avant: Prévenir les services sociaux, demander un certificat de conformité électrique et offrir à vos clients un service après-vente.

• Le jour J : Déplacement du mobilier et des cartons, installation et aménagement des lieux, test de fonctionnement pour reprendre les activités dans les meilleures conditions possibles.

Quelques conseils supplémentaires pour réussir son projet :

• Anticiper et prévoir une marge de manoeuvre, afin d’être prêt à saisir des opportunités si nécessaire et éviter un temps d’arrêt.

• Former l’équipe en charge de la logistique et de la gestion du chantier. Prévoir suffisamment de personnel pour ne pas perdre du temps.

• Réserver un transport adapté à votre matériel, les camionnettes sont très efficaces pour le déménagement de petits locaux.

• Prévoir des allocations spéciales pour vos collaborateurs et une prime pour le personnel en charge du déménagement.

Le déménagement d’une entreprise est non seulement un processus coûteux, mais aussi une étape importante qui doit être gérée avec précaution. Prendre connaissance des documents nécessaires, calculer les frais liés au déménagement, s’assurer que toutes les formalités soient accomplies avant le jour J et respecter les conseils supplémentaires donnés ici peut aider à réussir ce changement important et à accueillir vos collaborateurs et vos clients dans de meilleures conditions possibles.